Em tempos de home office, a quantidade de distrações no seu “novo ambiente de trabalho” é enorme. Nem todo mundo se adaptou a essa modalidade de trabalho e alguns estão contando os dias para que, após a vacinação da população, o trabalho in loco ou o híbrido volte a fazer parte do seu dia a dia.
De acordo com a Fundação Dom Cabral, 70% dos brasileiros estão trabalhando de home office. Número bastante expressivo, pois uma parcela desses brasileiros não deve possuir as mínimas condições para executar suas atividades com plena concentração. Daí, parte o bom senso da empresa tentar buscar outras saídas para que todos os seus funcionários se sintam confortáveis no seu horário de trabalho.
O site Porch fez um levantamento e constatou que a maior distração das pessoas que trabalham em casa é a televisão. 76,1% dos entrevistados trabalham com a TV ligada, seguidamente das tarefas pessoais, correspondendo a 64,6% dos entrevistados. Além disso, sabemos que o tempo que passamos nas redes sociais não fica muito atrás. Isso pode acarretar em um déficit de atenção que culmine em alguns aspectos como diminuição na produtividade e eficiência, desorganização das atividades, falta de foco e até a “falta de tempo”.
“A questão não é quanto tempo você tem, mas como você o administra”
É aí que entra a Gestão do Tempo que está totalmente ligada à Gestão de Projetos. Você já parou para fazer uma auto avaliação sobre como você lida com o tempo?*
- Você é pontual no trabalho e nas reuniões?
- Geralmente você conclui as suas demandas no prazo?
- Consegue encontrar rapidamente o que procura?
- É comum largar no horário determinado?
- Há tempo para destinar à sua família durante a semana?
Se você respondeu sim a todas as perguntas, é um bom sinal de que o seu tempo é bem controlado. Caso contrário, não se desespere! Há saída para isso e neste texto iremos conversar um pouco sobre este assunto.
O grande intuito de um bom Gerenciamento de Tempo, é que quando ele é efetuado da maneira correta, suas atividades serão realizadas de uma forma mais inteligente, encurtando o tempo de execução das mesmas e consequentemente entregando as atividades dentro dos prazos estipulados. O fato de atrasar uma entrega pode trazer prejuízos enormes à corporação.
De acordo com o PMI (Project Management Institute), o seguinte passo a passo pode ajudar no Gerenciamento de Tempo de Projeto, para que o objetivo seja concluído dentro do prazo:
- Definição da atividade
- Sequenciamento de atividades
- Estimativa de recursos da atividade
- Estimativa da duração da atividade
- Desenvolvimento do cronograma
- Controle do cronograma
Durante a execução dessas etapas você começa a ter uma visão das suas atividades e consegue programar com antecedência como elas serão resolvidas diante dos dias estimados para o projeto.
Hoje em dia, há inúmeros métodos que podem te auxiliar na gestão do tempo e na organização do seu trabalho diário, como o GTD (Getting Things Done), o Pomodoro, o Kanban que por sinal, é bastante difundido na INDÚSTRIA, entre outros. O que realmente importa é a sua fácil adaptação ao método escolhido e que ele traga uma boa impulsão no seu rendimento.
Planeje o seu dia criando uma lista de ATIVIDADES DIÁRIAS. Com isso, as atividades mais importantes serão finalizadas no início do dia e caso não dê tempo de concluir todas as tarefas traçadas para este dia, as que ficaram faltando não eram tão primordiais assim e podem tranquilamente serem executadas no dia posterior.
Uma outra dica importantíssima é trabalhar em cima de PRAZOS e METAS. Isso gera o senso de urgência e quando alinhada entre o time o gestor, tem tudo para que o time consiga se organizar com antecedência para executar as atividades com excelência.
Por último, mas não menos importante OTIMIZE as REUNIÕES. Será que é necessário a duração das reuniões possuírem mais do que 2 horas de duração? Ou então, será que é necessário mais do que 5 reuniões diárias? Vale a reflexão!
Em virtude dos fatos mencionados, a Gestão do Tempo é muito importante não só para nossa vida pessoal, mas também para a vida profissional. Otimizar reuniões, fazer listas de atividades diárias e passar a trabalhar com metas e prazos, irá aumentar a sua produtividade e muito provavelmente irá alavancar os resultados financeiros da sua empresa. Lembre-se, GESTÃO é a base de tudo!
*Perguntas adaptadas do livro: Gestão de Tempo escrito por Polly Bird.
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